Crisismanagementadvies

 Beleids- en procesmanagement

Het Beleids- en procesmanagement is de basis voor het opzetten van een crisisorganisatiestructuur. Het bepaalt de strategische aanpak en de rollen en verantwoordelijkheden.

CM Beleid

Met onze ervaring helpen wij u bij het formuleren van een crisismanagementbeleid op maat van uw bedrijf en uw doelstellingen. Wij richten ons op de volgende inhoud:

• Intentieverklaring

• doelstellingen

• Toepassingsgebied / toepassingsgebied

• Begroting / Middelen

• Wettelijke/regelgevende vereisten

• Mechanismen voor succescontrole

Rollen & verantwoordelijkheden

Onze experts adviseren u bij het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden voor de verschillende gebieden van de crisisorganisatie. Niet elke medewerker is geschikt voor een rol in de crisisorganisatie. Daarom zorgen wij ervoor dat de verantwoordelijken met hun professionele en persoonlijke vaardigheden en ervaring passen in uw rol in de crisisorganisatie (vaardigheden - ervaring - competentie). We sluiten de ontbrekende competenties aan door middel van persoonlijke coaching en seminars, die zijn afgestemd op uw bedrijf en uw behoeften. 

 Analyse

Vaak beschikken organisaties en bedrijven al over mechanismen om zich te verdedigen tegen schade veroorzaakt door veroudering of noodsituaties. Tijdens de analysefase bepalen we de huidige reactiviteit van uw onderneming in geval van een crisis (responsbereidheid). Tegelijkertijd zal het nodig zijn om de belanghebbenden van het crisiscommunicatiegebied te identificeren en nauwkeurige maatregelen te ontwikkelen. Vervolgens zal de uitvoering van concrete maatregelen worden gepland om ervoor te zorgen dat er in geval van een crisis kan worden gereageerd en gehandeld.

Audit van de reactie op noodsituaties (ERA)

Ons consultant team zal met u samenwerken om de bestaande responsstructuren van uw bedrijf te analyseren. Vervolgens worden maatregelen gedefinieerd voor het opzetten, verbeteren en optimaliseren van de crisismanagementstructuren. Met behulp van een ERA ontvangt u een nauwkeurige verklaring over de actuele stand van zaken met betrekking tot de paraatheid van uw bedrijf. In de volgende stap worden de maatregelen gedocumenteerd die nodig zijn om de gewenste status te bereiken.

Stakeholderanalyse

Op basis van de evaluatie van de individuele stakeholders binnen een bepaalde stakeholdergroep stellen we met behulp van een analyse-instrument automatisch een zogenaamde stakeholderrelevantiematrix op. Daarna ondersteunen onze consultants u bij de gerichte afstemming van de crisismanagementprocessen op het gebied van crisiscommunicatie.

 Design

Geen enkel bedrijf is als het andere! Daarom stemmen we het ontwerp van uw crisismanagement precies af op de behoeften van uw bedrijf. De bevindingen van de Emergency Response Audit maken het mogelijk om een passende voorselectie en prioritering van de nodige maatregelen te definiëren om de paraatheid om te reageren te verbeteren. Er wordt rekening gehouden met de structuren en bijzonderheden van uw bedrijf.

Prioriteitslijst / Actiepunten

Ons team van consultants voert een risicoanalyse uit met betrekking tot de processen van uw bestaande crisismanagement of ontwikkelt deze in het geval van een nieuwe introductie, rekening houdend met uw specifieke behoeften (ook in coördinatie met de prioriteiten van uw management en de speciale beschermingslijnen van uw bedrijf). 

Over het algemeen zijn de maatregelen zo ontworpen dat uw bedrijf in staat is om adequaat te reageren in het geval van een crisis.

Crisisbeheersingsgebieden

Het ontwerp van het crisismanagement moet worden afgestemd op de eisen en behoeften van de onderneming. Centrale gebieden moeten echter altijd worden gedekt door passende crisisstructuren, -processen en -functies. Onze experts adviseren u over de ontwikkeling en het ontwerp van crisisbestrijdingsmaatregelen op de volgende gebieden:

• Crisisorganisatie

• Crisisrespons/noodhulp in geval van een crisis of een noodsituatie

• Crisiscommunicatie

• Zorg / Ondersteuning / Gezinsbegeleiding / Gezinsbijstand

• Reactie ter plaatse / ongevalslocatie (task teams, go teams)

• ​Nazorg / ondersteuning (inclusief externe en interne procedures voor CISM - Critical Incident Stress Management en PSNV - Psychosociale Emergency Care)

• ​Humanitaire hulp / plaats van ongeval

Daarbij hechten wij bijzonder belang aan het feit dat maatregelen niet alleen volledig gedocumenteerd zijn, maar ook worden uitgevoerd (dus ook in de praktijk worden toegepast). Wij ondersteunen u met de juiste aanpak van nazorg en humanitaire hulp, wat de verantwoordelijkheid van uw bedrijf is voor uw medewerkers (en eventueel ook klanten). Ons team van consultants heeft vele jaren ervaring in de praktijk en de bijbehorende certificeringen. 

Infrastructuur voor crisisbeheersing

Voor een succesvol crisismanagement is een geschikte infrastructuur nodig. Wij adviseren u over het ontwerp en de inrichting van uw crisisbeheersingsinfrastructuur. Hierbij besteden we aandacht aan strategische (crisisstafels), tactische (situatiecentra) en operationele (nood- en go-teams) elementen. Onze diensten omvatten:

• Conceptie van strategische, tactische en operationele crisisinfrastructuur

• Adviseren over de oprichting, uitbreiding en aanpassing van crisishoofdkwartieren en situatiecentra

• Ontwikkeling van escalatieprocedures voor het activeren van de crisisinfrastructuur

• ​Advies over het opzetten van communicatiekanalen en beslisregels

 Implementatie

Zodra de opzet van de crisisbeheersing is vastgesteld, omvat de uitvoeringsfase de uitvoering van maatregelen voor het opzetten van crisisbeheersingsstructuren.

Crisisorganisatie

Het succes van crisismanagement staat en valt met de wendbaarheid en efficiëntie van het crisismanagementteam tijdens een crisis. De basis hiervoor wordt onder andere gevormd door praktisch functionerende en effectieve rapportage- en alarmeringsprocessen. Wij ondersteunen u ook bij het opzetten van trainingen en bewustwordingsprogramma's op maat van de doelgroep. Het opzetten van een passende infrastructuur (crisishoofdkwartier, situatiecentrum) op strategisch, tactisch en operationeel niveau is essentieel. Wij ondersteunen u bij het ontwerp van de crisisorganisatie, die wij voor u vastleggen in een crisisorganisatiehandboek.

Crisisrespons

Responsiviteit hangt niet alleen af van de organisatie van het crisisteam, maar ook van de beschrijving van de processen na de crisis. Wij ondersteunen u bij het definiëren van processen die snel kunnen worden uitgevoerd door het crisismanagementteam in geval van een crisis. De reactieprocessen zijn gedocumenteerd in een crisisbestrijdingsplan.

Crisiscommunicatie

Crisiscommunicatie dient als centraal strategisch instrument in crisismanagement. Wij ondersteunen u bij het opzetten van crisiscommunicatieprocessen en -structuren. Tijdens een crisis heb je geen tijd om je zorgen te maken over basisreactiepatronen - deze moeten al vooraf gedefinieerd en geoefend zijn. Wij ondersteunen u bij het opzetten van structuren voor externe, interne en sociale media-crisiscommunicatie, inclusief mediamonitoringprocessen en de ontwikkeling van een geschikte darksite voor u. Wij documenteren alle structuren en processen van interne, externe en sociale media-crisiscommunicatie voor u in een crisiscommunicatieplan.

 Validatie

Een veelvoorkomende zwakte in bedrijfscrisisorganisaties is de praktische uitvoerbaarheid van de responsprocedures. Vaak verschillen gedocumenteerde structuren en procedures van de werkelijkheid. Gelukkig, omdat crises geen deel uitmaken van het dagelijks leven, worden de reactieprocedures versterkt door crisisoefeningen.

Oefenstrategie

Met een oefenstrategie bepalen we samen met u wanneer en in welke mate we de reactiebereidheid moeten oefenen. De oefenstrategie bepaalt de diepgang van de oefeningen, de oefencomponenten en de oefenstructuur. Bovendien zal een tijdschema voor de uitvoering van de oefeningen worden opgesteld. De volgende opeenvolgende trainingsstructuren kunnen worden gebruikt.

• Crisisbestrijdingsoefeningen

• Desktop oefeningen

• Team oefeningen

• Multi-team oefeningen

• Crisisbeheersingsoefening

Audits / Beoordelingen

Organisatorische structuren in bedrijven kunnen veranderen. Afdelingen ontstaan en worden ontbonden. Herstructurering is in gang gezet, nieuwe medewerkers komen in dienst, anderen verlaten het bedrijf. Om ervoor te zorgen dat uw crisisorganisatie altijd operationeel en up-to-date is, is het noodzakelijk om regelmatig de structuren en processen op het gebied van respons in geval van een crisis te herzien. Onze consultants zullen samen met u nagaan of er wijzigingen of aanpassingen nodig zijn.