Krisenmanagement-Beratung

Unser Vorgehensmodell basiert auf unseren Projekterfahrungen und den Best-Practice-Modellen der Branche sowie diversen branchenspezifischen Vorgaben (KRITIS, IOSA und andere).

 Policy und Prozess-Management

Das Policy und Prozess-Management legt den Grundstein für den Aufbau einer Krisenorganisationsstruktur. Hier werden die strategische Herangehensweise sowie die Aufteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt.

Policy

Mit unserer Erfahrung unterstützen wir Sie bei der Formulierung einer auf die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens abgestimmten Policy für den Bereich Krisenmanagement. Dabei legen wir besonderen Wert auf die folgenden Inhalte:

• Absichtserklärung (statement of intent)

• Ziele

• Anwendungsbereich / Umfang

• Budget / Ressourcen

• Rechtliche / behördliche Anforderungen

• Mechanismen zur Erfolgskontrolle

Rollen & Verantwortlichkeiten

Unsere Experten beraten Sie bei der Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten für die verschiedenen Bereiche der Krisenorganisation. Hier gilt es, Verantwortungsbereiche und Funktionsträger zu identifizieren und zu dokumentieren. Nicht jeder Mitarbeiter ist für eine Rolle in der Krisenorganisation geeignet. Daher achten wir darauf, dass die Verantwortlichen mit ihren fachlichen und persönlichen Kompetenzen und Erfahrungen in ihre Rollen in der Krisenorganisation passen (skills – experience – competence). Fehlende Kompetenzen schließen wir durch persönliche Coachings und Seminare, die speziell auf Ihr Unternehmen und Ihren Bedarf zugeschnitten werden.

 Analyse

Häufig verfügen Organisationen und Unternehmen bereits über Mechanismen der Schadensabwehr bei Störungen oder kritischen Vorfällen. In der Analysephase stellen wir daher die gegenwärtige Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens für einen Krisenfall (Response readiness) fest. Gleichzeitig gilt es, die Stakeholder für den Bereich Krisenkommunikation zu identifizieren und Reaktionsmaßnahmen zielgenau zu entwickeln. Anschließend erfolgt die Planung der Umsetzung von konkreten Maßnahmen zur Sicherstellung der Reaktions- und Handlungsfähigkeit im Krisenfall.

Emergency Response Audit (ERA)

Unser Beraterteam führt gemeinsam mit Ihnen eine Untersuchung der bereits vorhandenen Reaktionsstrukturen Ihres Unternehmens durch. Anschließend werden Maßnahmen zur Einrichtung, Verbesserung und Optimierung der Krisenmanagement-Strukturen festgelegt. Mit Hilfe einer ERA erhalten Sie eine präzise Aufstellung des IST-Zustands der Response readiness Ihres Unternehmens. Im nächsten Schritt werden die zur Erreichung des SOLL-Zustands notwendigen Maßnahmen dokumentiert.

Stakeholder-Analyse

Auf Basis der Bewertung von einzelnen Stakeholdern innerhalb einer jeweiligen Stakeholder-Gruppe, erstellen wir mit Hilfe eines Analyse-Tools automatisch eine sogenannte Stakeholder-Relevanz-Matrix. Aus dieser kann abgelesen werden, wie stark der Einfluss/die Macht einer Gruppe auf das Unternehmen und wie groß gleichzeitig der Informationsbedarf dieser ist.
Anschließend unterstützen unsere Berater Sie bei der zielgenauen Ausrichtung der Krisenmanagement-Prozesse im Bereich Krisenkommunikation.

 Design

Kein Unternehmen ist wie das andere! Daher stimmen wir das Design Ihres Krisenmanagements passgenau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ab. Die aus dem Emergency Response Audit gewonnenen Erkenntnisse erlauben die Definition einer angemessenen Vorauswahl und Priorisierung der notwendigen Maßnahmen zur Verbesserung der Response readiness. Dabei werden die Strukturen und Besonderheiten Ihres Unternehmens berücksichtigt.

Prioritätenliste / Action-Items

Unser Beraterteam führt eine Risiko-Analyse im Hinblick auf die Prozesse Ihres bestehenden Krisenmanagements durch oder entwickelt diese entsprechend bei einer Neu-Einführung unter Einbeziehung Ihrer spezifischen Bedürfnisse (auch in Abstimmung mit den Prioritäten Ihrer Geschäftsführung und den besonderen Schutzzeilen Ihres Unternehmens). 

Insgesamt werden Maßnahmen im Hinblick auf eine passende Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens im Krisenfall konzipiert.

Krisenmanagement-Felder

Das Design des Krisenmanagements (z. B. der Aufbau und die Arbeitsweise Ihres Krisenstabs) sollte sich an den Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens ausrichten und keinen Lehrdogmen folgen. Ausgehend von Best Practices, neuesten Erkenntnissen aus der Forschung und Empfehlungen der Bundesregierung schlagen wir Ihnen ein widerstandsfähiges und agiles Krisenmanagement vor, das Nutzen-/Kostenbetrachtungen nicht außer Acht lässt. Trotz Kostendrucks und der Tatsache, dass Ihr Unternehmen bisher von Krisen weitgehend verschont geblieben ist, sollten zentrale Bereiche immer durch entsprechende Krisenstrukturen, Prozesse und Funktionen abgedeckt werden. Mit unserer Expertise beraten wir Sie beim Aufbau und Design von Krisenreaktionsmaßnahmen in den folgenden Bereichen:

• Krisenorganisation

• Krisenreaktion / Emergency Response

• Krisenkommunikation

• Care / Betreuung / Family Assistance

• On-Site Response / Unfallstelle (Einsatzteams, Go-Teams)

• Nachsorge / Betreuung (inkl. externe und interne Vorgehensweisen zu CISM – Critical Incident Stress Management und PSNV – Psychosoziale Notfallversorgung)

• ​Humanitäre Hilfe / Unfallstelle (Einsatzteams, Go-Teams, SAT – Special Assistance Teams)

Dabei legen wir besonderen Wert darauf, dass Maßnahmen nicht nur lückenlos dokumentiert, sondern auch implementiert (also auch praktisch angewendet) werden können. Wir unterstützen Sie bei dem passenden Ansatz zur Nachsorge und humanitärer Hilfe, der für Ihre Mitarbeiter (und ggf. auch Kunden) im Verantwortungsbereich Ihres Unternehmens liegt. Unser Beraterteam verfügt hierbei über langjährige praktische Durchführungserfahrung sowie entsprechende Zertifizierungen. 

Kriseninfrastruktur

Für ein erfolgreiches Krisenmanagement wird eine geeignete Infrastruktur benötigt. Wir beraten Sie bei der Konzeption und Einrichtung Ihrer Krisenmanagement-Infrastruktur. Hier beachten wir strategische (Krisenstabsraum), taktische (Lagezentren) und operative (Notfall-/Go-teams) Elemente. Gleichzeitig erstellen unsere Experten Konzepte für sogenannte Fallback-Verfahren für den Fall, dass Einsatzzentren und Stabsräume nicht erreicht werden können oder technisch ausfallen (Black out). Unser Angebot beinhaltet:

• Konzeption von strategischer, taktischer und operativer Kriseninfrastruktur

• Beratung bei Einrichtung, Ausbau und Adaption von Krisenstabsräumen und Lagezentren

• Entwicklung von Eskalationsverfahren zur Aktivierung der Kriseninfrastruktur

• ​Beratung bei der Etablierung von Kommunikationswegen und Entscheidungsregeln

 Implementierung

Nachdem das Design des Krisenmanagements festgelegt wurde, geht es in der Implementierungsphase um die Umsetzung der Maßnahmen zum Aufbau von Krisenmanagement-Strukturen.

Krisenorganisation

Der Erfolg von Krisenmanagement steht und fällt mit der Resilienz, Agilität und Leistungsfähigkeit der strategischen Spitze während einer Krise – dem Krisenstab. Die Basis dafür stellen u.a. praktisch funktionierende und effektive Melde- und Alarmierungsprozesse dar. Wir unterstützen Sie außerdem bei der Konzeption von adressaten-gerechten Schulungen und Awareness-Programmen. Der Aufbau entsprechender Infrastruktur (Krisenstabsraum, Lagezentrum) auf strategischer, taktischer und operativer Ebene ist für die Krisenstabsarbeit unumgänglich. Wir unterstützen Sie bei der Konzeption der Krisenorganisation, welche wir für Sie in einem Krisenorganisationshandbuch dokumentieren.

Krisenreaktion

Die Reaktionsfähigkeit hängt nicht nur von der Organisation des Krisenstabs ab, sondern auch von der Beschreibung von Abläufen, nachdem die Krise erkannt wurde. Wir unterstützen Sie dabei, klare und verständliche Prozesse festzulegen, welche im Krisenfall von den Beteiligten schnell ausgeführt werden können. Die Reaktionsprozesse dokumentieren wir in einem Krisenreaktionsplan.

Krisenkommunikation

Krisenkommunikation dient als zentrales, strategisches Mittel bei der Krisenbewältigung. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung von Krisenkommunikationsprozessen und Strukturen. Während einer Krise haben Sie keine Zeit, sich über grundlegende Reaktionsmuster Gedanken zu machen – diese müssen bereits vordefiniert und eingeübt sein. Wir unterstützen Sie beim Aufbau von Strukturen der externen, internen und Social-Media-Krisenkommunikation inkl. Medienmonitoring-Prozessen und der Entwicklung einer für Sie passenden Darksite. Alle Strukturen und Prozesse der internen, externen und Social-Media-Krisenkommunikation dokumentieren wir für Sie in einem Krisenkommunikationsplan.

 Validierung

Ein häufiger Schwachpunkt in der Krisenorganisation von Unternehmen ist die praktische Anwendbarkeit der Krisenverfahren. Oft unterscheiden sich dokumentierte Strukturen und Verfahren von der tatsächlich gelebten Realität. Da Krisenfälle glücklicherweise nicht zum Alltag gehören, werden die Abläufe im Krisenfall durch Übungen gefestigt.

Übungsstrategie

Mit einer Übungsstrategie legen wir gemeinsam mit Ihnen fest, wann und in welchem Umfang Übungen der Response readiness durchgeführt werden sollen. Die Übungsstrategie definiert die Übungstiefe, die Übungskomponenten und die Übungsstruktur. Ferner wird ein konkreter Zeitplan für die Durchführung der Übungen erstellt. Folgende aufeinander aufbauende Übungsstrukturen können zur Anwendung kommen.

• Ablauf-Drills

• Desktop-Übungen

• Teamübungen

• Multi-Teamübungen

• Krisenstabsübung

Überprüfungen / Reviews

Organisationsstrukturen in Unternehmen können sich ändern. Abteilungen entstehen und werden aufgelöst. Umstrukturierungen werden eingeleitet, neue Mitarbeiter treten ein, andere verlassen das Unternehmen. Damit Ihre Krisenorganisation immer einsatzfähig und auf dem neusten Stand ist, müssen regelmäßig Überprüfungen der festgelegten Strukturen und Prozesse im Hinblick auf die Reaktionsfähigkeit im Krisenfall durchgeführt werden. Unsere Berater überprüfen gemeinsam mit Ihnen, ob Änderungen oder Anpassungen notwendig sind.