---

---

Crisis is een uitzonderlijke en zeldzame gebeurtenis. Ben je voorbereid?

Onze praktijk maakt perfect - elke dag wordt u geconfronteerd met kleinere en grotere uitdagingen in uw bedrijf. Sommige kunnen snel worden overwonnen met gerichte energie, andere vereisen veel energie en uitvoeringskracht om ze onder de knie te krijgen. Op een bepaald moment kan er gewoon een gebrek aan motivatie zijn om de situatie snel en met veel vaart weer normaal te maken. Alle bijzondere gebeurtenissen hebben echter één ding gemeen: ze brengen ons vooruit, we leren ervan, zijn er meestal sterker door geworden en hebben misschien zelfs de kans om ons op een geheel nieuwe manier op te stellen.

Als het crisisteam wordt bijeengeroepen vanwege een crisis, moet het in de kortst mogelijke tijd impactvolle beslissingen nemen op basis van mogelijk onvolledige informatie en grote onzekerheid. De situatie wordt verder bemoeilijkt door het feit dat de rollen in het crisisteam binnen het bedrijf en de manier waarop zij met elkaar omgaan niet overeenkomen met de gebruikelijke interactie, aangezien zij elkaar in deze constellatie niet regelmatig ontmoeten en werken. In het geval van een lopende situatie kan dit ook in drievoud moeten gebeuren.

Het testen van de nooddocumentatie en het beoordelen van de crisisorganisatie behoren daarom tot de belangrijkste maatregelen in de Business Continuity Management (BCM) en Crisismanagement (KM). Noodplannen alleen kunnen niet alle reële storingsscenario's dekken. De verstandige interactie van preventieve BCM-planning en het integratieve gebruik ervan door een crisisteam binnen het bedrijf en de responsteams garanderen succes in een feitelijke noodsituatie.

Door regelmatige &airway;oefening leren de leden van uw crisisteam omgaan met stressvolle situaties, belangrijke procedures te borgen, zichzelf en de anderen beter te leren kennen en hoe te reageren en te handelen in een ernstige situatie. U verlicht uw actieterrein in een crisissituatie en herkent contexten die u misschien nog niet kende.

Omdat de interactie en het handelen in crisissituaties in de praktijk bijzonder relevant, maar ook zeer veeleisend is, biedt Controllit AG de uitvoering van op maat gesneden crisisteamtrainingen als dienst aan. Zo kunt u deelnemen aan een professionele en praktische simulatie en uw schat aan ervaring met betrekking tot de gedefinieerde processen, informatiestromen en werktechnieken uitbreiden.

• Heeft u het gevoel dat uw crisisorganisatie al stevig in het zadel zit?.
• Kent u uw rol en uw taak in uw crisisteam?
• Heeft de samenwerking van de raakvlakken met het crisisteam een positief effect op het hele bedrijf?

Om u te laten zien wat u kunt verwachten van een professioneel uitgevoerde simulatie, volgt hier een kort inzicht in de opzet en planning van een crisisteamvergadering en hoe deze wordt voorbereid. Dit betekent onder meer de voorbereiding van de crisisteamleden op hun rol en taken, de gedetailleerde planning achter de inhoud van een crisisteamvergadering en de wijze waarop de crisisteamvergadering wordt geleid en afgesloten.

Het uitgangspunt van de crisisteamvergadering is de voorbereiding van de crisisteamleden op hun rol en taken.

Beginpunt

Aan het begin moet de crisisorganisatie van uw bedrijf aanwezig zijn en moet elke deelnemer aan het crisisteam in het bedrijf zijn of haar functie en verantwoordelijkheidsgebied kennen. Aangezien de samenstelling van het crisisteam echter van bedrijf tot bedrijf verschilt, is het raadzaam zich te oriënteren op interne know-how trusts, die de leider van het crisisteam met hun expertise kunnen ondersteunen bij het beoordelen van de situatie, hem/haar kunnen helpen de beslissingen zo goed mogelijk voor te bereiden en de uitvoering van de genomen maatregelen kunnen coördineren en controleren. Uw interne knowhow wordt aangevuld met feedback van externe deskundigen over crisisbeheer.

Het kader voor de crisisbeheersingsvergadering wordt samen met het bedrijf vastgesteld. Doel, plaats, datum en duur van de vergadering worden gezamenlijk vastgesteld. Voorts moeten het scenario, de uitgangssituatie en bijzondere veranderingen in de situatie alsmede de deelnemende organisatorische eenheden en personen worden verduidelijkt. Als er ook externe bedrijven of organisaties bij betrokken moeten worden, kan men niet om een planning op langere termijn heen. Maar hoe intensiever en gedetailleerder het voorbereidende werk is, hoe meer uw crisisteam bij het scenario betrokken zal zijn: emotioneel en professioneel. De realiteit van de situatie geeft aanleiding tot echte emoties, die de deelnemers ertoe aanzetten de situatie serieus te nemen en er zo voor zorgen dat de ervaring bijzonder waardevol is. Een voorwaarde voor succesvol crisisbeheer is kennis van de inhoud van de crisisdocumentatie van uw bedrijf. Internaliseer het protocol van het crisisteam - de leden van het crisisteam moeten hun expertisegebied kennen, evenals hun rol, hun uitdagingen en de passende methoden en instrumenten voor het beheer van de crisis. Daartoe wordt vooraf een met u overeengekomen basisopleiding of introductiecursus aangeboden, waarin de deelnemers vertrouwd worden gemaakt met de inhoud en de functies van het crisismanagementteam, zodat zij zich in geval van nood goed voorbereid en adequaat opgeleid voelen. De opleidingsinhoud kan eventueel ook aan de leden van de crisiseenheid worden verstrekt in de vorm van een theorie-input als starter op de dag van de opleiding.

Wat u ook wilt bereiken voor het leerzame effect na het event, een professioneel event zorgt ervoor dat u tijdens het event de gelegenheid krijgt om uw technische middelen (telefoonsystemen/schakelingen, conferentieschakeling, pc/laptops, enz.), alarmbeheer (snelle reactie, noodhulp, enz.) te testen. U krijgt ook de gelegenheid om uw technische middelen te testen (telefoonsystemen/schakelingen, conferencing, PC/laptops, enz.), alarmbeheer (snelle en correcte beoordeling van de situatie), informatieverspreiding, infrastructuur en de volledige inzet van het crisisbeheerteam of de noodhulpteams. Ten laatste na de opleiding zorgt u er ook voor dat elk lid vertrouwd is met de crisisbeheersingsruimte en de professionele inrichting ervan, en dat elke deelnemer zijn of haar checklists en de structuur en inhoud van de crisisdocumentatie, zoals het crisishandboek, kent en weet hoe deze te gebruiken.

Voorbereiding van de vergadering van het crisisteam

Het bedrijf is verantwoordelijk voor de selectie van het faalscenario (gebouw, IT, personeel, dienstverleners, productie) waarvoor een concreet doorloopscenario wordt ontwikkeld. De ideeën, tips of bekende uitdagingen in het bedrijf worden gebruikt, evenals de verzamelde ervaringswaarden van het adviesteam, ook met betrekking tot de mate van volwassenheid van de crisisorganisatie. Op basis hiervan vindt de gedetailleerde planning van het passende script plaats. Hier is het voordelig als uw documenten over de crisisorganisatie ter beschikking worden gesteld om vanaf het begin zo trouw mogelijk aan het bedrijf te werken. Het belangrijkste is dat alle leden van het crisisteam in de oefening worden getraind en dat zij op het juiste moment met fictieve gebeurtenissen worden aangemoedigd. Tijdens de oefening zelf zal het regieteam het stressniveau en de geplande gebeurtenissen controleren en de moeilijkheidsgraad verhogen of verlagen.

In het draaiboek worden de geplande situatiefeeds consequent in volgorde beschreven, samen met de reële en tactische tijden, de ontvanger van de feed, het voor de feed gebruikte medium (e-mail, telefoon, gebeurteniskaart, enz.) en de verwachte reactie of het verwachte resultaat, en de belangrijkste Übungshalte worden gedocumenteerd. Bovendien moet het altijd mogelijk zijn over te schakelen op andere acties, omdat nooit bekend is welke beslissingen het crisisteam in zijn situatie zal nemen en of de situatie door het managementteam moet worden aangescherpt of versoepeld naar gelang van de situatie. Daarnaast worden alle andere injecties (e-mails, telefoon, berichten op sociale media, krantenartikelen, enz.

Zodra de volgorde van de gebeurtenissen is besproken en het tijdschema voor de situatiebriefings past, kan de crisisteam oefeningen worden uitgevoerd.

Uitvoering van de evaluatie

Tijdens de oefening treden twee groepen op: het directieteam en het crisisteam. Het regieteam controleert de gebeurtenissen en de mogelijke escalatie met de bezetting van directeur en adjunct-directeur, terwijl de leden van het crisisteam verantwoordelijk zijn voor de de-escalatie en het beheer van de"crisis".

Het regieteam neemt de representatie van de volledige externe wereld over en simuleert alle contactpersonen (klant, melder, medewerkers, autoriteiten, externe contactpersonen, enz.

Door de toenemende ontwikkeling van de situatie op basis van het draaiboek wordt het crisisteam voortdurend geconfronteerd met nieuwe informatie en gebeurtenissen, die het moet verzamelen en analyseren om op basis daarvan beslissingen te kunnen nemen, passende maatregelen te kunnen bevelen en de uitvoering ervan te kunnen controleren. Het doel van het crisisteam is de situatie voor te zijn en met zijn maatregelen de crisis actief positief te beïnvloeden.

Uit ervaring zijn de deelnemers snel in hun rol door de realiteit van de situatie en het ontstane stressniveau. Tijdens de oefening wordt er vooral op gelet dat niemand vals alarm slaat en dat de oefening door omstanders en niet-ingewijden als echt wordt ervaren.

Tijdens de oefening zit ten minste één waarnemer in de crisisbeheersingsruimte. Tijdens de twee tot drie uur durende effectieve training besteedt de waarnemer bijzondere aandacht aan de stijl en het ritme van het leiderschap van het crisisteam.

Omdat de Übungalow van het crisisteam für gewöhnlich plaatsvindt in een afgebakende crisisteamkamer, werkt het regieteam in een andere kamer. Dit maakt het voor hen moeilijk om de situatie en de sfeer in het crisisteam te bepalen. Als het tempo moet worden verhoogd of verlaagd, krijgt het controleteam een beeld van de situatie van de waarnemer, hetzij door de opnames persoonlijk te overhandigen via een aanmeldingsformulier of een handeling, hetzij door ondersteuning via de media via borden, zodat zij het verloop van de situatie dienovereenkomstig kunnen aanpassen.

Follow-up

De crisis hoeft niet voorbij te zijn in de vergadering die na twee tot drie uur wordt afgesloten. Het is echter raadzaam ten minste één positief tussenresultaat te hebben, zodat het crisisteam de bijeenkomst met een positief gevoel van succes kan verlaten. Iedereen staat onder grote druk en zelfs kleine discussies of meningsverschillen kunnen interne stress in de situatie hebben veroorzaakt.

Deze stress wordt uiterlijk in de Hot Debriefing direct en onmiddellijk na de vergadering meegedeeld en moet daar worden verminderd. De warme debriefing is er om de emoties en gevoeligheden van de deelnemers zo snel mogelijk op te vangen en zo mogelijk als empirische waarden in het verslag op te nemen.

De opleiding wordt geëvalueerd aan de hand van de waarnemingsprotocollen en feedbackformulieren, diverse aspecten worden beoordeeld en het eindverslag wordt geschreven. De nadruk ligt hier op het optimalisatiepotentieel van het crisisteam. Dit wordt zodanig samengevat dat er uiteindelijk eenvoudig te implementeren aanbevelingen voor verbetering worden opgesteld en u in staat bent uw crisisorganisatie te optimaliseren door tot de volgende bijeenkomst kleine stappen te zetten.

Door een professioneel uitgevoerde crisisteamvergadering met een behoeftegericht scenario krijgt u duidelijkheid of het crisisteam in het bedrijf over de gewenste knowhow beschikt en in staat is de nodige maatregelen te initiëren en uit te voeren. U herkent ook uw potentieel voor verbetering. In ieder geval verhoogt u de operationele capaciteit van uw managers, verbetert u het teamwerk in dit zeer bijzondere orgaan en verhoogt u het bewustzijn van kleinere en grotere crises.

Komt een crisis nu echt zo onverwacht of is uw bedrijf voorbereid?

Vragen

Crisisteam definitie: wat is een crisisteam?

Een crisisteam is een orgaan van mensen binnen een bedrijf, organisatie, enz. dat tijdens een ramp of noodsituatie bijeen wordt geroepen om de nodige stappen te ondernemen om het bedrijf zo goed mogelijk door de moeilijke situatie te loodsen.

Samenstelling van het crisisteam: wie maakt deel uit van het crisisteam?

Een crisisteam in het bedrijf bestaat uit vertegenwoordigers van verschillende bedrijfsonderdelen die hun respectieve technische expertise inbrengen in de competenties van het crisisteam. Het crisisteam in het bedrijf kan bestaan uit een kerncrisisteam (bijzonder geschikte personen) en een uitgebreid crisisteam (technische deskundigen).

Wat zijn de taken van het crisisteam in het bedrijf?

De taken van de crisiseenheid in het bedrijf omvatten de analyse van de huidige situatie en het anticiperen op toekomstige gebeurtenissen op basis van de analyse. De verschillende leden van de crisiseenheid kunnen specifieke taken hebben in het kader van de werkzaamheden van de crisiseenheid.

Wat zijn de taken van de leider van de crisiseenheid?

De taken van het hoofd van de crisiseenheid omvatten het nemen van besluiten na overleg met de crisiseenheid. Deze besluiten moeten bij consensus worden genomen. Als er geen consensus kan worden bereikt, neemt de leider van het crisisteam de uiteindelijke beslissing.