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La crisis es un acontecimiento excepcional y raro. ¿Está usted preparado?

La práctica hace la perfección: cada día te enfrentas a retos más pequeños y más grandes en tu negocio. Algunos pueden superarse rápidamente con energía enfocada, otros requieren mucha energía y fuerza de ejecución para dominarlos. En algún momento, puede ser simplemente una falta de motivación para que las cosas vuelvan a la normalidad rápidamente y con mucho impulso. Sin embargo, todos los acontecimientos especiales tienen una cosa en común: nos hacen avanzar, aprendemos de ellos, normalmente nos hacen más fuertes, e incluso podemos tener la oportunidad de establecernos de una manera totalmente nueva.

Cuando se convoca al equipo de crisis a causa de una crisis, éste tiene que tomar decisiones impactantes en el menor tiempo posible sobre la base de una información potencialmente incompleta y una gran incertidumbre. La situación se complica aún más por el hecho de que las funciones del equipo de crisis dentro de la empresa y la forma en que interactúan entre sí no coinciden con su interacción habitual, ya que no se reúnen ni trabajan juntos regularmente en esta constelación. En el caso de una situación en curso, también puede ser necesario hacerlo por triplicado. Gestión de la continuidad del negocio (BCM) y Gestión-de-crisis (KM) se encuentran, por tanto, entre las medidas más importantes de la gestión de crisis (KM). Los planes de contingencia no pueden cubrir por sí solos todos los escenarios de fallos reales. La sabia interacción de la planificación preventiva de la GC y su uso integrador por parte de un equipo de crisis dentro de la empresa y los equipos de respuesta garantiza el éxito en una emergencia real.

A través de la práctica periódica de &airway;los miembros de su equipo de crisis aprenderán a manejar situaciones de estrés, a asegurar procedimientos importantes, a conocerse mejor a sí mismos y a los demás, y a reaccionar y actuar en una situación grave. Iluminarán su ámbito de actuación en una situación de crisis y reconocerán contextos que quizá no conocían.

Porque la interacción y la actuación en situaciones de crisis es especialmente relevante en la práctica, pero también muy exigente, Controllit AG ofrece la realización de cursos de formación de equipos de crisis a medida como servicio. Esto le permite participar en un simulacro profesional y práctico y ampliar su bagaje de experiencia con respecto a los procesos definidos, los flujos de información y las técnicas de trabajo.

• ¿Considera que su organización de crisis ya está firmemente establecida?
• ¿Conoce su papel y su tarea en su equipo de crisis?
• ¿La cooperación de las interfaces con el equipo de crisis tiene un efecto positivo en toda la empresa?

Para mostrarle lo que puede esperar de un ejercicio de simulación realizado por profesionales, a continuación le ofrecemos una breve visión de la concepción y planificación de un ejercicio de unidad de crisis y de cómo se prepara. Esto significa, entre otras cosas, la preparación de los participantes del equipo de crisis para sus funciones y áreas de responsabilidad, la planificación detallada detrás de los contenidos de un ejercicio de equipo de crisis y cómo se lleva a cabo y se concluye el ejercicio de equipo de crisis.

Punto de partida

Al principio, la organización de crisis de su empresa debería estar en marcha y cada participante del equipo de crisis de la empresa debería conocer su función y su área de responsabilidad. Sin embargo, dado que la composición del equipo de crisis varía de una empresa a otra, es aconsejable orientarse en los fideicomisos de conocimientos internos, que pueden apoyar al líder del equipo de crisis con su experiencia en la evaluación de la situación, ayudarle a preparar las decisiones de la mejor manera posible y coördinar y supervisar la aplicación de las medidas adoptadas. Sus conocimientos internos se verán complementados por los comentarios de expertos externos en gestión de crisis.

El marco de la reunión de gestión de crisis se define junto con la empresa. El objetivo, el lugar, la fecha y la duración de la reunión se determinan conjuntamente. Además, se debe aclarar el escenario, la situación inicial y los cambios particulares de la situación, así como las unidades organizativas y las personas que participan. Si también van a participar empresas u organizaciones externas, es inevitable una planificación a más largo plazo. Pero cuanto más intenso y detallado sea el trabajo de preparación, más se implicará el equipo de crisis en el escenario: emocional y profesionalmente. La realidad de la situación da lugar a emociones reales, que animan a los participantes a tomarse la situación en serio y garantizan así que la experiencia sea especialmente valiosa. Un requisito previo para el éxito de la gestión de crisis es conocer el contenido de la documentación de crisis de su empresa. Internalizar el protocolo del equipo de crisis: los miembros del equipo de crisis deben conocer su área de experiencia, su papel, sus retos y los métodos y herramientas adecuados para gestionar la crisis. Para ello, se ofrecerá previamente una formación básica o un curso introductorio acordado con usted, en el que se familiarizará a los participantes con el contenido y las funciones del equipo de gestión de crisis para que se sientan bien preparados y adecuadamente capacitados en caso de emergencia. El contenido de la formación también puede proporcionarse a los miembros de la unidad de crisis en forma de aportación teórica como inicio el día de la formación, si es necesario.

Cualquiera que sea el efecto de aprendizaje que quiera conseguir tras el evento, un evento profesional le garantiza que durante el mismo tendrá la oportunidad de poner a prueba sus recursos técnicos (sistemas telefónicos/conmutadores, conmutación de conferencias, PC/portátiles, etc.), la gestión de alarmas (respuesta rápida, respuesta de emergencia, etc.). También tendrá la oportunidad de poner a prueba sus recursos técnicos (sistemas telefónicos/conmutadores, conferencias, PC/portátiles, etc.), la gestión de las alarmas (evaluación rápida y correcta de la situación), la difusión de la información, la infraestructura y el despliegue completo del equipo de gestión de crisis o de los equipos de respuesta de emergencia. A más tardar después de la formación, asegúrese también de que cada miembro esté familiarizado con la sala de gestión de crisis y su configuración profesional, y de que cada participante conozca sus listas de control y la estructura y el contenido de la documentación de crisis, como el manual de crisis, y cómo utilizarlos.

Preparación del ejercicio del equipo de crisis

La empresa es responsable de seleccionar el escenario de fallo (edificio, TI, personal, proveedores de servicios, producción) para el que se desarrolla un escenario de rendimiento concreto. Se utilizan las ideasën, consejos o retos conocidos en la empresa, así como los valores de experiencia recogidos por el equipo de consultores, también con respecto al nivel de madurez de la organización de la crisis. A partir de ahí, tiene lugar la planificación detallada del guión adecuado. En este caso, es ventajoso que los documentos sobre la organización de crisis estén disponibles para trabajar en la empresa lo más fielmente posible desde el principio. Lo más importante es que todos los miembros del equipo de crisis reciban formación sobre el ejercicio y se les estimule con eventos ficticios en el momento adecuado. Durante el propio ejercicio, el equipo de dirección controlará el nivel de estrés y los acontecimientos previstos y aumentará o disminuirá el nivel de dificultad.

En el libro de jugadas, se describen sistemáticamente las alimentaciones de situación planificadas en orden, junto con los tiempos reële y táctico, el destinatario de la alimentación, el medio utilizado para la alimentación (correo electrónico, teléfono, tarjeta de evento, etc.) y la respuesta o resultado esperado, y se documenta el contenido principal de Übung. Además, siempre debe ser posible cambiar a otras acciones, ya que nunca se sabe qué decisiones tomará el equipo de crisis en su situación y si el equipo de gestión debe endurecer o suavizar la situación en función de la misma. Además, todas las demás inyecciones (correos electrónicos, teléfono, mensajes en las redes sociales, artículos de prensa, etc.) se utilizarán en caso de crisis.

Tan pronto como se discuta la secuencia de los acontecimientos y se ajuste el calendario de las sesiones informativas de situación, se podrá llevar a cabo la sesión informativa para el personal de crisis.

Conducción del ejercicio

Durante el ejercicio, actúan dos grupos: el equipo de dirección y el equipo de crisis. El equipo de dirección supervisa los acontecimientos y la posible escalada con el personal del director y el subdirector, mientras que los miembros del equipo de crisis son responsables de la desescalada y la gestión de la"crisis".

El equipo de dirección asume la representación de todo el mundo externo y simula todos los contactos (cliente, reportero, empleados, autoridades, contactos externos, etc.), mientras que el equipo de crisis asume la representación de todo el mundo externo.

Con la creciente evolución de la situación basada en el guión, el equipo de crisis se enfrenta constantemente a nuevas informaciones y acontecimientos, que tiene que recoger y analizar para tomar decisiones, ordenar las medidas adecuadas y controlar su aplicación. El objetivo del equipo de crisis es adelantarse a la situación e influir activamente en la crisis de forma positiva con sus medidas.

De acuerdo con la experiencia, los participantes se ponen rápidamente en su papel debido a la realidad de la situación y al nivel de estrés que ha surgido. Durante el ejercicio, se pone especial cuidado en que nadie dé una falsa alarma y que el ejercicio sea percibido como real por los transeúntes y los no iniciados.

Durante el ejercicio, al menos un observador se sienta en la sala de gestión de crisis. Durante las dos o tres horas de entrenamiento efectivo, el observador presta especial atención al estilo y al ritmo de la dirección del equipo de crisis.

Debido a que el Übungalow del equipo de crisis für gewöhnlich tiene lugar en una sala demarcada del equipo de crisis, el equipo de gestión trabaja en otra sala. Esto les dificulta determinar la situación y el ambiente en el equipo de crisis. Si es necesario aumentar o disminuir el ritmo, el equipo de seguimiento se hace una idea de la situación a través del observador, ya sea mediante la entrega de las grabaciones en persona a través de una hoja de registro o un acto, o mediante el apoyo de los medios de comunicación a través de señales, para poder ajustar el curso de la situación en consecuencia.

Seguimiento

La crisis no tiene por qué terminar en la reunión que concluye tras dos o tres horas. Sin embargo, es aconsejable tener al menos un resultado intermedio positivo para que el equipo de crisis pueda salir de la reunión con una sensación positiva de éxito. Todo el mundo está bajo mucha presión e incluso pequeñas discusiones o desacuerdos pueden haber creado una tensión interna en la situación.

Este estrés se comunica a más tardar en el Hot Debriefing inmediatamente después de la reunión y debe reducirse allí. El debriefing en caliente está ahí para captar cuanto antes las emociones y sensibilidades de los participantes y, si es posible, incluirlas como valores empíricos en el informe.

La formación seëa utilizando los protocolos de observación y los formularios de feedback, se evalúan diversos aspectos y se redacta el informe final. Aquí se hace hincapié en el potencial de optimización del equipo de crisis. Esto se resume de tal manera que, al final, se elaboran recomendaciones de mejora fáciles de aplicar y se puede optimizar la organización de crisis dando pequeños pasos hasta la próxima reunión.

A través de una reunión del equipo de crisis realizada por profesionales con un escenario basado en las necesidades, obtendrá claridad sobre si el equipo de crisis de la empresa tiene los conocimientos técnicos deseados y es capaz de iniciarër y aplicar las medidas necesarias. También reconocerá su potencial de mejora. En cualquier caso, aumentará la capacidad operativa de sus directivos, mejorará el trabajo en equipo de este órgano tan especial y aumentará la concienciación sobre las crisis menores y mayores.

¿Realmente llega ahora una crisis tan inesperada o su empresa está preparada?

Preguntas

Definición de equipo de crisis: ¿qué es un equipo de crisis?

Un equipo de crisis es un cuerpo de personas dentro de una empresa, organización, etc. que se convoca durante una catástrofe o emergencia para tomar las medidas necesarias para que la empresa supere la difícil situación de la mejor manera posible.

Composición del equipo de crisis: ¿quién forma parte del equipo de crisis?

Un equipo de crisis en la empresa está formado por representantes de diferentes unidades de negocio que aportan sus respectivos conocimientos técnicos a las competencias del equipo de crisis. El equipo de crisis en la empresa puede estar formado por un equipo de crisis principal (personas especialmente adecuadas) y un equipo de crisis ampliado (expertos técnicos).

¿Cuáles son las tareas del equipo de crisis en la empresa?

Las tareas de la unidad de crisis en la empresa incluyen el análisis de la situación actual y la anticipación de los acontecimientos futuros en función del análisis. Los diferentes miembros de la unidad de crisis pueden tener tareas específicas dentro del ámbito de trabajo de la unidad de crisis.

¿Cuáles son las tareas del jefe de la unidad de crisis?

Las tareas del jefe de la unidad de crisis incluyen la toma de decisiones tras consultar a la unidad de crisis. Estas decisiones deben tomarse por consenso. Si no se logra el consenso, el jefe de la unidad de crisis toma la decisión final.