Pragmatische tips voor het omgaan met het coronavirus

De afgelopen weken heeft het onderwerp coronavirus (ook SARS-COV-2 of Covid-19) op ieders lippen gelegen. In dit artikel willen we een antwoord geven op de vragen die ons gesteld zijn. In de bijlage van dit artikel verwijzen we naar gerenommeerde bronnen over dit onderwerp die uw evaluatie en ontwikkeling van maatregelen kunnen ondersteunen en die regelmatig worden bijgewerkt.

Bedrijven die een Business Continuity Management System hebben opgezet, zijn in de huidige situatie in het voordeel. Zij hebben zich onder andere voorbereid op de scenario's van bouwfalen, personeelsverlies, productieverlies (als het zich verder verspreidt) en uitval van leveranciers/dienstverleners.

De volgende maatregelen worden aanbevolen voor alle andere:

Voorbereidende maatregelen

• Evaluatie van uw eigen afhankelijkheid van leveranciers in zwaar getroffen gebieden, vroegtijdige identificatie van alternatieven en voorbereiding van responsmaatregelen - Uw reactietijd is hier doorslaggevend;

• Controleer de bedrijfscontinuïteit en de crisisplannen om er zeker van te zijn dat ze up-to-date zijn;

• Controleer of er voldoende toegang op afstand beschikbaar is om vanuit het thuiskantoor te werken;

• Controleer of er eisen / maatregelen zijn van klanten, leveranciers of autoriteiten;

• Controleer uw reisbeleid en pas het indien nodig aan. Reizen naar landen met een hoog risico moeten worden vermeden. Een volledig reisverbod is momenteel overdreven en kan leiden tot onzekerheid bij uw personeel;

• Bekijk de mogelijkheden van uw bedrijf om met de persoonlijke uitdagingen van uw medewerkers om te gaan (gezondheidsrisicogroepen, welzijns- en zorgverplichtingen);

• Zorg voor adequate hygiënevoorlichting in uw bedrijf;

• Bekijk alternatieven voor het gebruik van vergaderruimtes in uw bedrijf (bijv. kantine, vergaderruimtes). Een verbod op gebruik is momenteel buitensporig en kan leiden tot onzekerheid bij uw medewerkers.

Communicatie

De communicatie moet voldoen aan de informatiebehoeften van uw personeel, leveranciers en andere belanghebbenden en moet op een passende en feitelijke manier zorgen voor een algemene proceszekerheid:

• Informeer uw personeel over aanbevolen hygiënemaatregelen en eventuele wijzigingen in het reisbeleid:

  • Gedragsregels voor procesveiligheid, wat zijn de officiële eisen / aanbevelingen, welke maatregelen beveelt het bedrijf aan.

• Informeer uw medewerkers over de omgang met het thuiskantoor, vergaderingen, persoonlijke uitdagingen etc. (volgens uw interne voorbereiding en strategie);

• Specifieke interne contactpersonen aanwijzen (bv. afdelingshoofden, gezondheid en veiligheid, HR, crisisteam);

• Houd uw personeel voortdurend op de hoogte van de ontwikkelingen;

• Informeer uw klanten en leveranciers over de gewijzigde reisrichtlijnen en de verdere maatregelen / eisen die zijn genomen;

• Communiceer regelmatig met uw belangrijkste leveranciers om veranderingen in het vermogen om op tijd te leveren te herkennen;

• Zorg ervoor dat u de contactgegevens van de lokale autoriteiten heeft.

Controle

• Stel een berichtbewaking in om de huidige situatie te evalueren;

• Sensibiliseer uw afdelingshoofden en gebruik uw rapportagesysteem;

• Volg de aanbevelingen van de nationale gezondheidsautoriteiten.

Instructies voor het omgaan met en andere informatie over coronavirus of soortgelijke virusziekten vindt u hier:
 

• World Health Organization